آرش لطفی ماشمیانی (مدیرعامل شرکت داروسازی ابوریحان): می‌توان مدعی بود که بزرگتـرین بیماری یک سازمان، کمبود اطلاعات دقیق و به‌موقع است. امروزه، مدیران برای تصمیم‌گیری تحت فشارهایی مضاعف هستند و معمولا براساس اطلاعات ناقص و ناکافی مجبور به تصمیم‌گیری‌هایی می‌شوند که منجر به اتلاف منابع و از بین رفتن منافع کسب و کار می‌شود.
در سیستم‌های اطلاعاتی؛ دشبورد به صفحه‌ای اطلاق می‌شود که با استفاده از اعداد و نمودارهای گرافیکی، وضعیت کنونی سازمان را بهصورت ساده، گویا و قابل فهم نشان می‌دهد. بدون این صفحه مدیران با وقت محدودی که دارند محبور به مطالعه گزارش‌هایی چند صفحه‌ای می‌شوند و یا این که باید به اطلاعات غیر مستند همکاران اکتفا کنند. با استفاده از این سیستم مدیران ارشد سازمانی می‌توانند به سادگی در یک محیط ساده و غیر پیچیده رایانه‌ای، با صرف هزینه‌ای مناسب برشاخص‌های عملکردی (KPI)، گزارشات و جداول آمار فروش، تولید و میزان درآمد سازمان، بخش یا واحد خود نظارت لحظه‌ای، کامل و به‌روز پیدا کنند، همچنین بهره‌‌برداری از این محیط به مدیران این قابلیت را می‌دهد که در صورتی که در هر شاخص دچار اغتشاش و یا عملکرد بحرانی شد، به‌سرعت از آن مطلع و تصمیمات لازم را اتخاذ و پاسخ مدیریتی مناسب را به عملکرد بحرانی نشان دهد. دشبورد مترادف گزارش روند و در مجموع لفظ گزارش است و عموماً در صفحات وب نمایش داده می شود که متصل به یک بانک اطلاعاتی هستند و منجر به به‌روزرسانی مداوم گزارش‌ها می‌شود.
دشبوردهای دیجیتال ابزار کاری مناسبی برای واحدهای کسب و کار و اخذ تصمیمات درآمدزا هستند. میزان موفقیت پروژه‌های دشبورد دیجیتال در یک سازمان منوط به معیارهایی است که برای نظارت انتخاب می‌شوند. نمونه‌های بسیاری موجود است که دشبوردها موجب علاج واقعه قبل از وقوع شده‌اند. با استفاده از این سیستم، مدیران ارشد سازمان می‌توانند به سادگی به اطلاعات مورد نیاز دست یابند و در عین حال اطلاعات را آنالیز کنند و بر شاخص‌های عملکردی بخش و یا واحد خود نظارت کامل و آنلاین داشته باشند.
پژوهشی با عنوان ” Data integration flows for business intelligence” در سال 2009 توسط Saint Petersburg در کشور روسیه انجام شده است. در این پژوهش، معماری مناسب برای انبار داده با هدف برآورده کردن هدف‌های هوش تجاری ارائه شده و مزایای استفاده سیستم انبار داده در بهینه‌سازی فضای کسـب و کار و تصـمیـم‌گیــری‌های مبـتنـی بر دانـش و اطـلاعات نیز ارائه شده است. نتـایج این پژوهـش نشـان می دهند، یکـپارچه‌سازی دسترسی به داده‌ها و اطلاعات، اثری بسیار مثبت در بهینه‌سازی و برآورده‌شدن نیازهای اطلاعاتی فضـای کسب‌و‌کار دارد. همچنین پژوهشی با عنوان ” The Stanford Data Warehousing Project” در دانشکده کامپیوتر دانشگاه استنفورد در سال 1998 با هدف جمع‌آوری، مدیریت و سازماندهی اطلاعات در منابع مختلف و امکان دسترسی یکپارچه به آنها، انجام شده که نتایجی بسیار تعیین‌کننده در عملکرد آن سازمان داشته است.
مزایای دشبورد مدیریت
دسترسی سریع به اطلاعات از چندین منبع
ایجاد توانایی در شناسایی و تصحیح روندهای منفی
قابلیت اندازه‌گیری کارآمدی و ناکارآمدی سازمان
توانایی تصمیم‌گیری سریع و آگاهانه‌تر بر اساس اطلاعات جمع‌آوری شده
ایجاد دید کلی و سریع از عملکرد سازمان و واحدها
یکپارچه‌سازی و تجمیع داده‌های موجود در بانک‌های اطلاعاتی به منظور استفاده بهینه از این داده‌ها
طراحی، پیاده سازی، راه اندازی و استقرار سامانه جامع کنترل، پایش و گزارش‌دهی
سامانه نرم‌افزاری هوشمند مدیریت، دسترسی، تحلیل و تجمیع داده‌ها
تجمیع منابع داده‌های موجود در تصمیم‌گیری‌های سازمانی و دسترسی یکپارچه به داده‌ها
فراهم‌آوردن زیرساخت شبکه و سخت‌افزار مورد نیاز برای استقرار سامانه جامع مدیریتی اطلاعات بین ورودی‌های سیستم‌های اطلاعات در تصمیم‌گیری‌های سازمانی
IT Base- نمودن فرآیندهای تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی
کاهش هزینه‌های ارتباطی، هزینه تجهیزات و هزینه‌های جاری شبکه
ارائه نتایج در تصمیم‌گیری‌های سازمانی در سطوح بالاتر
عملیاتی شدن تکنیک‌های نوین فناوری اطلاعات شامل داده‌کاوی، انبارسازی داده و OLAP
استفاده بهینه از داده‌های موجود در سامانه‌های نرم‌افزاری موجود که بهصورت جزیره‌ای و پراکنده هستند.
انواع دشبوردها
- دشبوردهای استراتژیک: این دشبوردها با استفاده از اطلاعات دوره تهیه و آماده می‌شوند و غالباً به‌منظور مقایسه وضعیت سازمان با اهداف استراتژیک مورد استفاده قرار می‌گیرند. این دشبوردها امکان بازبینی کلی و سریع از وضعیت کنونی سازمان را فراهم می‌کنند و همچنین به مدیران برای تصمیم‌گیری‌های اجرایی مانند تنظیم اهداف کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلند‌مدت کمکی شایان می‌کنند.
- دشبوردهای تحلیلی: این دشبوردها همان‌طور که از نام‌شان مشخص است، با آنالیز اطلاعات، مدیر را در اتخاذ تصمیمات یاری می‌کنند و نیز شامل بازبینی و مقایسه اطلاعات سنواتی و ارزیابی عملکرد سازمان هستند. با در اختیار داشتن یک دشبورد تحلیلی، مدیر به آسانی درکی صحیح از دلایل و وضعیت موجود خواهد داشت. به‌عنوان مثال، با استفاده از یک دشبورد تحلیلی می‌توان مشخص کرد که چرا اهداف واحد فروش محقق نشده، چه مسائلی دستیابی به این اهداف را ناممکن کرده و …
- دشبوردهای عملیاتی: این دشبوردها به پایش کارکردهای حیاتی سازمان پرداخته و این امکان را برای مدیران فراهم می‌کنند تا از وضعیت چنین کارکردهایی در هر لحظه مطلع باشند. این دشبوردها از اطلاعات آماری استفاده نمی‌کنند و نیز تحلیل و آنالیزی را بر عهده ندارند. یک دشبورد عملیاتی خوب در لحظه، سریع و قابل اجراست.
در تقسیم‌بندی دیگری سه نوع عمومی و رایج دشبورد دیجیتال شامل نرم‌افزارهای مستقل، اپلیکیشن‌های وب‌محور و اپلیکیشن‌های دسک‌تاپ هستند.
دشبوردهای تخصصصی، کلیه عملیات سازمان از جمله منابع انسانی، فروش، عملیات تولید، نحوه مدیریت پروژه‌ها، نحوه مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و مابقی بخش‌های سازمان را مانیتور می‌نمایند. دشبوردهای ساده‌تر برای سازمان‌های کوچکتر مانند Start up ها این امکان را فراهم می‌کنند تا اطلاعات میزان فروش را از طریق یک شبکه اجتماعی دنبال کنند.
انواع تعاملات دشبوردها
-Drill-Down: حرکت در عمق داده‌ها و دسترسی به جزئیات از سطوح بالاتر
Drill-Across-: حرکت افقی و دسترسی به داده‌های مختلف در سطوح یکسان
-Slice and Dice: انتخاب یک جزء کوچکتر از داده‌ها
-Filter: ساده کردن با حذف داده‌های کم اهمیت‌تر
مراحل کلی طراحی و پیاده‌سازی سیستم‌های دشبورد
فاز اول: شناسایی فرآیندهای سازمان
فاز دوم: تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد سازمان و واحدها (KPI)
فاز سوم: طراحی سیستم دشبورد مدیریت
فاز چهارم: طراحی و پیاده‌سازی نرم‌افزار
مشکلات سیستم‌های اطلاعاتی:
بار ناشی از فرآیند گزارش‌دهی سبب کاهش سرعت پاسخ‌دهی سیستم‌های اجرایی می‌شود.
طراحی بانک داده‌ها در سیستم‌های اجرایی برای آنالیز اطلاعات و گزارش‌دهی بهینه‌سازی نشده است.
اکثر سازمان‌ها بیش از یک سیستم اجرایی دارند، بنابراین گزارش‌دهی در سطح کل سازمان توسط یک سیستم واحد امکان‌پذیر نیست.
ایجاد گزارش در سیستم‌های اجرایی، اغلب نیاز به نوشتن برنامه‌های کامپیوتری خاصی دارد که کند و گران هستند و کارایی لازم را ندارند.
تکنیک‌های نوین فناوری اطلاعات شامل انبارسازی داده‌ها، داده‌کاوی و OLAP فناوری اطلاعات در حال گذر از نسل اول به نسل دوم هستند. در نسل اول فناوری اطلاعات تمرکز روی سیستم‌های مکانیزه، جمع‌آوری و سازماندهی داده در بانک‌های اطلاعاتی، و در نسل دوم بحث تحلیل داده‌ها مطرح شده است.
داده‌کاوی یکی از ده علم برتر و در حال توسعه جهان است که پیش‌بینی می‌شود در آینده‌ای نزدیک، تحولی در فناوری اطلاعات ایجاد کند. داده‌کاوی به معنی کشف دانش و الگوهای پنهان درون داده‌ها مبتنی بر الگوریتم‌های هوش مصنوعی است. نتایجی که داده‌کاوی از داده استخراج می‌کند، با روش‌های عادی قابل دسترس نیست. داده‌کاوی ترکیبی از آمار، هوش مصنوعی و پایگاه داده است که در زمینه‌های تجاری، پزشکی، نظامی، صنعت، مدیریت و… کاربرد فراوان دارد. تکنیک‌های انبارسازی داده امکان یکپارچه‌سازی و تجمیع داده‌ها را از منابع مختلف بهصورت پراکنده در سازمان‌ها را فراهم می‌سازد.
این تکنیک با یک مدل غیر رابطه‌ای امکان تجمیع داده‌ها را با کارایی بسیار بالا فراهم می‌سازد. برای تولید گزارش‌های تجمیعی در انبارهای داده، تکنیک OLAP استفاده می‌شود. این تکنیک بر پایه مدل داده‌ای مشابه با انبار داده، امکان تهیه گزارش‌های تجمیعی و چند بعدی را فراهم می‌سازد. گزارش‌های تولید شده با استفاده از این تکنیک، بسیار جامع‌تر و با کارایی بسیار بالاتر نسبت به گزارش‌های موجود در سیستم‌های اطلاعاتی فعلی شده‌اند. قبل‌تر آنها بر پایه مدل‌های رابطه‌ای طراحی می‌شدند!
نتیجه‌گیری
امروزه با توجه به پیشرفت‌های صورت گرفته در حوزه فناوری اطلاعات و همچنین با توجه به تغییر و تحولاتی که در عرصه زندگی بشری حاصل شده، با فراوانی اطلاعاتی مواجهیم که گاهی پیشبرد امور را با مشکل مواجه می‌کند، اطلاعات بهصورت پردازش نشده وارد زندگی روزمره انسان می‌شوند و اگر برنامه‌ای برای هماهنگی و کنترل و نظارت بر آنها وجود نداشته باشد، باعث سردرگمی می‌شوند، این سردرگمی به ویژه برای کسانی که مدیریت سازمان و یا موسسه‌ای را بر‌عهده دارند و از یک انسجام مدیریتی بر اطلاعات سازمان متبوع خود برخوردار نیستند، بیشتر است.
اگر قرار باشد مدیریت یک سازمان و یا موسسه بخواهد وارد جزئیات هر یک از این بخش‌ها شود، نه تنها مدیریت وی زمان‌بر و ناکارآمد خواهد بود بلکه باعث عدم پیشرفت در کارها نیز می‌شود و نیز نمی‌تواند بهصورت هم‌زمان و منسجم بر همه امور، مدیریت خود را اعمال کند؛ بنابراین اگر بخواهیم در سازمان‌های پیچیده منابع را به‌خوبی مدیریت کنیم باید دشبورد یا سامانه مدیریتی اطلاعاتی مناسبی راه‌اندازی کنیم.
/انتهای پیام/
